Stel je bent bedrijfsjurist bij een Nederlandse holding met vestigingen over de hele wereld. Je wilt bij alle dochters de corporate stukken opvragen en natuurlijk ook alle toekomstige wijzigingen daarop. Hoe doe je dat? Bernadette van Leeuwen van Juristvandezaak heeft handige tips.
Door Bernadette van Leeuwen – JuristvandeZaak.nl
Deze vraag heb ik uitgezet op de LinkedIn groep Legal Management Netherlands, een platform om vragers en aanbieders van instrumenten van law department management bij elkaar te brengen. Er kwamen in totaal zeven reacties van beide kanten.
Het eerste dat daarbij opviel was dat iedereen het probleem herkende. Het bijeensprokkelen van corporate informatie is gewoon altijd een moeilijke en bewerkelijke klus, waar in de eerste fasen geen eer aan te behalen valt. De jurist krijgt zijn of haar waardering pas voor alle inspanningen als het systeem compleet en up to date en betrouwbaar is.
Wat zijn nu de praktische tips & tricks die naar voren kwamen?
Zorg in de eerste plaats dat je gedekt bent voor de schone taak die je hebt, in ieder geval bij je eigen “baas” en bij bazen van degenen van wie je de medewerking nodig hebt. Je moet de naam van een gezaghebbende kunnen noemen als dat nodig is. Zo werkt dat nu eenmaal in een organisatie.
Je moet vervolgens bedenken of een andere centrale functie/afdeling deze informatie ook nodig heeft, dus misschien ook al verzamelt. Gegevens over aandelenverhoudingen, functionarissen, statutenwijzigingen e.d. zijn grotendeels ook nodig voor de jaarrekening, dus bijvoorbeeld de controllers in de organisatie zouden al het nodige moeten hebben. Zo niet, dan kunnen jullie samen optrekken op zoek naar de informatie en elkaar werk besparen. Als je de locale ondernemingen toch zelf moet benaderen, moet je achterhalen wie die informatie zou kunnen of moeten hebben. Dat kun je doen via de locale directies: die horen er zicht op te hebben wie dat zou moeten zijn. Die contactpersonen breng je in kaart, evenals hun bazen en de naam van de afdeling.
In de reacties op LinkedIn wordt benadrukt dat je moet uitleggen waarom het belangrijk is dat de gegevens worden aangeleverd, wat daarvan de toegevoegde waarde is. Het handigst is als je de locale personen kunt aantonen dat ze er zelf ook voordeel bij hebben als ze de gegevens compleet hebben. Dat kan bijvoorbeeld doordat je die personen “deel laat uitmaken van je project”. Hoe dat kan is in iedere situatie weer anders. Sommigen wijzen daarnaast op het belang van de “gunfactor”, die een bedrijfsjurist sowieso moet hebben bij al zijn of haar werkzaamheden.
Als dit niet voldoende oplevert moet je niet alleen gaan nabellen en nabellen, maar als het kan ook bij de locale vestigingen langsgaan. Je moet er bovenop zitten. Hierin moet de jurist hard en volhardend zijn. Dat mag ook, want de organisatie heeft de gegevens nu eenmaal nodig. De toon is daarbij wel van belang: “met stroop vang je meer vliegen dan met azijn”. Hier wordt ook de vindingrijkheid van de jurist op de proef gesteld.
Als het gaat om zeer veel (detail) informatie werden suggesties gedaan om een infrastructuur aan te bieden waarin de gegevens worden ingebracht. Je kunt denken aan een geavanceerd excelsheet waarin updates gemakkelijk kunnen worden verwerkt, een virtuele dataroom of een (webbased) databasesysteem (zoals het Nederlandse Legal Manager) waarin de gegevens zonder al te veel moeite kunnen worden aangeleverd of direct geupload. Daarmee kun je als jurist/verzamelaar ook beter overzien welke informatie ontbreekt.
Het lijkt me dat bedrijfsjuristen hiermee een eind op weg zijn geholpen.
Voor aanvullingen of nadere informatie zie de links onderaan de pagina.