Dat moderne communicatiemiddelen wel eens problemen kunnen opleveren, weet iedereen. Het kan misgaan bij het versturen van een e-mail, bij het ontvangen van een bijlage, het openen van een bestand. Een fax, tegenwoordig een ouderwets apparaat te noemen, kan echter eveneens voor onduidelijkheid zorgen. Dat blijkt uit een recente uitspraak van de Raad van Discipline te Den Bosch. Voor ons reden om eens na te gaan: hoe staat het er eigenlijk voor met het gebruik van de fax in de advocatuur? “Ik heb graag alles fysiek, met een bevestiging die ik in het dossier kan doen.”
In de tuchtzaak van 9 mei werd een advocaat op de vingers getikt – met een maand schorsing – onder meer omdat hij zich bij de comparitie ‘niet [had] gedragen zoals een behoorlijk advocaat betaamt’. De comparitie verliep ‘allesbehalve vlekkeloos’. “Klaarblijkelijk is de discussie over de indiening van een niet goed leesbare conclusie van 59 pagina’s per fax hieraan debet geweest”, aldus de raad. “Verzending van een conclusie van een dergelijke omvang per fax brengt onnodig risico’s met zich mee […].” De raad benadrukt dat het, ook al is het toegestaan, “risicovol en niet gewenst” is.
Snel
Omdat een getekende fax net zo rechtsgeldig is als het origineel, werken advocaten nog altijd graag met de fax. Een juridisch proces kan immers staan of vallen bij het wel of niet ontvangen van een document. Als de gewone post niet snel genoeg is, is de fax het communicatiemiddel bij uitstek. Faxen is in de advocatuur daarom nog zeer gebruikelijk. Dat kan ook de woordvoerster van de rechtbank Den Haag bevestigen. “Er wordt nog heel erg veel gefaxt. Over het algemeen gaat het allemaal óf per post, óf per fax. Dat heeft ook te maken met het feit dat e-mails ondertekend moeten zijn. Dat is nog vrij lastig. Bovendien hebben de griffies geen e-mailadres.” Hetzelfde geldt bij de rechtbank Rotterdam. Daar is e-mail volgens de regels zelfs niet toegestaan. “Advocaten faxen eigenlijk zo goed als alles.” Misschien dat met de aangetekende e-mail, een opkomend fenomeen, de digitale post alsnog een vlucht gaat nemen onder advocaten.
Over op e-mail
De eerste (grinnik)reactie van marketing director Albert Jan Huisman van Kennedy Van der Laan is typerend voor hoe niet-juristen aankijken tegen het apparaat, dat officieel telefacsimile heet: “Goh, hebben we nog zo’n apparaat?” Op de werkvloer van de meeste advocatenkantoren is het aantal faxapparaten dan wel afgenomen, maar kan men toch niet zonder.
De secretaresses van Kennedy Van der Laan sturen ieder gemiddeld zo’n vier faxen per week. Vooral post voor de rechtbanken gaat per fax. Het liefst gaan ze echter helemaal over op e-mail. Een van de afdelingen laat weten: “We proberen zo min mogelijk per fax te doen. Helaas wil de rechtbank nog steeds geen pdf-bestanden accepteren.” Omdat het kantoor sinds vorige week met een nieuw faxsysteem werkt, waarbij bestanden worden ingescand en via de pc als fax worden verstuurd, gaat het eigenlijk al per e-mail.
Een telefoniste van Boekel de Nerée weet te vertellen dat het gebruik van de fax met 95 procent is afgenomen vergeleken met vroeger. “Natuurlijk maken we nog gebruik van de fax, maar wel in mindere mate. Als het eerst duizend faxen per week waren, zijn het er nu nog maar vijftig. Dat komt omdat alles veel meer is geïntegreerd bij de communicatie.” Op de vraag of er wel eens wat fout gaat met het faxen kan ze bevestigend antwoorden. “Dat gebeurt soms zeker, net zoals een sms soms niet goed aankomt. En dat kan gevolgen hebben.”
Notariaat
Ook bij Nysingh Advocaten-Notarissen bestaat de behoefte aan faxen nog wel, maar hoofd marketing Roel Laumans denkt dat dat vooral in het notariaat geldt. “Daar gaan veel documenten heen en weer met rekeningnummers, betaalopdrachten en dergelijke.” Onder advocaten kan de fax nog wel eens handig zijn als last minute-middel. “Als er geen tijd is om bestanden in te scannen, kan het per fax verstuurd worden. Maar dat gebeurt wel een stuk minder dan vroeger.”
Nee, dan Köller Advocaten in Middelburg. Daar wordt nog ‘redelijk vaak’ gefaxt, zegt secretaresse Petra. Een relatief klein kantoor, met zes advocaten, maar er worden toch heel wat faxen verstuurd: zo’n 15 à 20 per dag. “Het is lekker snel en bijlagen kunnen gelijk mee gestuurd worden. Anders moet je alles inscannen en zo. Dat kan natuurlijk, maar het is ook wel een beetje gewoonte om het zo te doen.” Problemen komen eigenlijk niet voor. “Door de verzendbevestiging weten we dat het ontvangen is.”
Bevestiging
Die zelfde faxbevestiging is voor advocaat Van der Werf van het Friese Van der Hoef Advocaten in Burgum juist de reden om gebruik te maken van de fax. “Ik vertrouw e-mail ook wel, hoor, maar ik heb graag alles fysiek, met een bevestiging die ik in het dossier kan doen.” In zijn eentje komt Van der Werf al aan ongeveer tien faxen per dag. “Het werkt snel en efficiënt en je ziet ter plekke of het goed is aangekomen. Bovendien is het goedkoop.”